Joomla TemplatesWeb HostingFree Money
Поиск на сайте

Правила составления коммерческого предложения

Содержание письменных предложений не должно сильно отличается от содержания устных предложений. Основные элементы коммерческого предложения содержат следующие пункты.

1. "Шапка"

Коммерческое предложение печатается на фирменном бланке компании. "Шапка" должна быть расположена вверху каждого листа. Это может быть логотип компании, адрес и телефоны. Шапка должна быть не только на первой, но и на каждой странице вашего предложения.

2. Регистрационный номер и дата регистрации предложения

Руководствуясь правилами делопроизводства, все исходящие и входящие документы регистрируются в специальном журнале регистрации. Данное правило относится и к коммерческим предложениям. На первой странице документа справа вверху принято оставлять две строки для написания регистрационного номера. На первой строке предложение регистрируется делопроизводителем, на второй — делопроизводителем клиента.

3. Куда (наименование организации, полный почтовый адрес, электронный адрес, телефоны/факсы)

Данная информация размещается на первой странице в верхнем правом углу. В целях лаконичности и удобства последующей работы с предложением все контактные данные полностью должны находиться в начале самого предложения — это упростит работу с данным документом.

4. Кому (должность, ФИО)

Должность и полностью — фамилия, имя, отчество человека, которому адресовано предложение. Так как в коммерческих предложениях не принято (как в устной беседе) несколько раз обращаться к человеку по имени - отчеству, то здесь они должны быть полностью, а не в виде инициалов.

5. "Уважаемые господа..."

Данная фраза означает, что в обсуждении предложения может участвовать несколько человек. Это обращение используется, если предложение адресуется не генеральному директору не вице-президенту компании. Здесь лишь предполагается, что вопрос будут рассматривать вышестоящие сотрудники компании, чем тот, к которому идет обращение. Предложенное обращение применяется тогда, когда письмо написано для конкретного человека. Само обращение выделяется крупными буквами и другим шрифтом.

6. Выражение своего уважения

Сразу после обращения должен располагаться очень кратким словесный знак уважения.

7. Причина написания

Первая строка сообщения напоминает, с какой целью предложение написано. Например, если имела место встреча, на которой была договоренность с клиентом, что ему пришлют предложение — то так и должно быть написано. С самого начала чтения предложения клиент должен понимать: он получил его потому, что сам был в нем заинтересован.

8. Позиция и задачи клиента

Очень кратко пересказываются основные задачи клиента, о которых он рассказал. Данная информация закрывает предложение. Постановка данных задач дает возможность клиенту установить, насколько точную информацию он предоставил и насколько правильно и полно его поняли. Коли на предшествующей встрече не была уточнена какая либо информация, то после прочтения письма клиент может сделать дополнительные уточнения к своему предложению. Данная часть занимает от 1/4 до 2/3 страницы.

9. Описание предложений

Коммерческая часть должна вкратце описывать суть предложения. Технические подробности должны содержать в приложении, на которые в тексте предложения имеются ссылки. Если решений предлагается несколько — то вкратце объясняется их принципиальное отличие друг от друга.

10. Приложения

Дополнительные сведения о предлагаемой проекте, предложении. например технические характеристики, расчеты, выносятся в приложения. Каждый титульный лист приложения имеет надпись в правом верхнем углу. "Приложение №" (если их несколько). Приложения располагаются после самого предложения, фирме следует соблюдать корректность предоставляемого материла. Руководство фирмы должно быть уверенным, что прилагаемые сведения клиенту действительно интересны и понятны.

11. Сумма инвестиций

Ценовая часть строится по принципу перед и после цены. Должны быть конкретно описаны выгоды и преимущества клиента, приведены все математические расчеты при описании прибыли и рентабельности предлагаемого проекта. В случае если решений несколько, то ценовая разница вкратце комментируется.

12. Срок действия предложения

Условия контракта могут измениться в части поставки, цен, сроков. Клиент должен понимать, что выставленное предложение — не бессрочное. В данной ситуации необходимо определить, в течение конкретно какого периода будет гарантирована неизменность заявленных условий.

13. Фирма и ее имидж (история, гарантии и пр.)

В лаконичной и краткой форме описываются конкурентные преимущества при сотрудничестве с фирмой; история фирмы, ее партнеры, достижения в бизнесе, награды.

14. Дата следующего контакта

Необходимо обозначить, когда планируется связаться с клиентом в следующий раз и каким будет этот контакт — телефонным, личным, электронным.

15. Дата

Следует датировать каждое предложение — это поможет избежать недопонимания и недоразумений.

16. Подпись

В конце предложения необходимо указать должность, имя и фамилию. Если предложение отвозится клиенту на бумажном носителе или отправляется по факсу, то весьма желательным атрибутом будет подпись директора фирмы. При отправке финансовых документов необходима печать фирмы.

17. Нумерация страниц

Если в предложении несколько страниц, то они должны быть обязательно пронумерованы. В целях удобства ознакомления с информацией необходимо уточнять на каждом листе номер страницы в виде — стр. №. Данная мера уменьшит риск того, что клиент не ознакомится с материалом до конца.

18. Оформление

Каждый абзац необходимо начинать с красной строки. Можно сделать увеличенный интервал между абзацами. Текст выглядит более презентабельно, если использовано выравнивание "по ширине". Не рекомендуется использовать сложные шрифты, сложное форматирование и прочее — в оформлении коммерческого предложения желательна умеренность. Лучше, если шрифт не будет очень мелким: Times New Roman или Arial — наиболее привычны и хорошо читаются. Из практики составления коммерческих предложений выявлено, что само коммерческое предложение занимает не более двух страниц. В целях соблюдения делового этикета необходимо, чтобы текст на второй странице был расположен наполовину или на всю страницу. Также предложение должно соответствовать корпоративному стилю, содержать элементы с корпоративным оформлением всех имеющихся рекламных материалов.

 

Rambler's Top100