Сам себе кадровик Uncategorized Госключ – что это и как работает

Госключ – что это и как работает

Госключ – что это и как работает post thumbnail image

Госключ — новый вид электронной подписи, который активно продвигается и используется для электронного документооборота и не только. Этот вид подписи бесплатен и использовать его можно при помощи простого мобильного приложения. Госключ подходит для работы с кадровыми документами, а также практически для любых действий электронного характера, например, для подписания ипотечного договора или электронного трудового договора.

Читайте, что такое Госключ и как он работает, в чем заключаются особенности пользования приложением и подписания документов, заменит ли оно оформление УКЭП.

Технологии, используемые в Госключе

Согласно законодательству РФ, есть три способа подписания электронных документов, а именно:

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись. Это самый дорогой, но и самый надежный вариант.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись. Похожа на первый вариант, однако, для ее получения можно не обращаться в удостоверяющий центр, а пройти процедуру идентификации онлайн.
  • Простая электронная подпись. Это самый простой, при этом бесплатный вариант подписи. Его легко получить, однако, использовать везде не получится.

Госключ чаще всего работает на функционале усиленной неквалифицированной электронной подписи. Также помните о том, что для работы с Госключом нужна идентификацию через систему ЕСИА. Учетную запись в этой системе можно использовать не только  для работы с Госключом. но и для регистрации на ресурсах ФСР, на сайтах и приложениях различных компаний (например, Авито) и т. д.

Госключ – что это и как работает

Госключ позволяет выпустить электронную подпись через государственное приложение

Что такое Госключ

Итак, Госключ — это электронная подпись, которая работает либо на функционале усиленной неквалифицированной электронной подписи, либо усиленной квалифицированной электронной подписи. Также для работы с ним нужно обязательно пройти регистрацию в ЕСИА и иметь бесплатное приложение Госключ на смартфоне.

Совет эксперта: работа с Госключом доступна всем гражданам России, у которых есть учетная запись в ЕСИА. Подпись привязывается к конкретному телефону, поэтому вы можете использовать сам смартфон для подписания электронных документов. Если вы потеряете или сломаете гаджет, то придется выпускать новую подпись. 

Юридически проект Госключ находится на стадии эксперимента. Однако он полностью легален и им уже можно пользоваться и подписывать документы и не только.

Как получить подпись Госключ

Чтобы начать работать с Госключом воспользуйтесь следующим алгоритмом:

  1. Скачайте приложение Госключ;
  2. Пройдите авторизацию через Госуслуги;
  3. Подтвердите свое согласие с правилами и лицензионным соглашением;
  4. Сгенерируйте электронную подпись в смартфоне.

Все. Ваш Госключ готов и вы можете с ним работать. Использовать его можно как при работе с кадровыми документами, например, для подписания электронного трудового договора, так и для работы таким площадками, как “Авито” и “Юла”.

Кто может использовать Госключ

Согласно ФЗ-407 Госключом можно подписывать все виды документов с сотрудниками,в том числе и персоналом на удаленке. Однако обязательно нужно продублировать на бумаге такие документы, как приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда. Возможно и эти документы скоро переведут в полностью цифровой формат. Все остальные же документы можно спокойно подписывать Госключом.

При этом, использовать Госключ может как работодатель, так и сотрудник. Однако первый может подписать не все документы с его помощью, а лишь ту часть, которая указана в законодательстве. Сотрудник же может подписывать Госключом любую документацию.

Преимущества и недостатки Госключа

Основное преимущество Госключа в том, что он бесплатен и его можно выпустить дистанционно, как и усиленную неквалифицированную электронную подпись. Он подходит для подписания практически любых документов.

Из недостатков стоит выделить следующие моменты:

  • Работа только через специальное приложение и смартфон, т. е. без смартфона поработать с электронной подписью не получится;
  • У человека должен быть подтвержденный профиль в ЕСИА. Если в компании есть сотрудники, у которых такого профиля нет, то им придется либо регистрировать его, либо получать другую электронную подпись.

Также из недостатков Госключа выделяют то, что для подписания документов человеку приходится совершать слишком много шагов. Так, например, необходимо сначала изучить документ, затем войти в приложение на смартфоне и т. д.

Госключ – что это и как работает

Примерный алгоритм выпуска ЭЦП через сервис Госключ

Стоит ли останавливать выбор на Госключе для кадрового электронного документооборота?

Электронную подпись Госключ однозначно стоит рассмотреть, как вариант работы с КЭДО. Однако помните о том, что она подходит далеко не всегда. Рассмотрим некоторые ситуации работы с Госключом получше.

  1. Так, например, простой электронной подписью нельзя подписать такие документы, как трудовой или ученический договоры, заявление об увольнении и т. д. Госключ подходит для такой работы, однако, некоторые документы нужно будет продублировать в бумажном виде.
  2. Оформление Госключа бесплатно, тогда как за усиленную квалифицированную электронную подпись придется заплатить.
  3. Для получения Госключа нужен смартфон и подтвержденная запись в ЕСИА. Для выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи достаточно простого кнопочного телефона и компьютера. Для выпуска усиленной квалифицированной электронной подписи придется ехать в удостоверяющий центр. Простую электронную подпись можно оформить самостоятельно при приеме на работу.

Совет эксперта: Госключ подходит для работы с большинством ситуаций и документов. Главное правило работы с ним — это сохранность вашего смартфона, т. к. если вы его потеряете, то придется получать другую подпись. 

Обратите внимание, что также не получится перенести подпись на другое устройство, например, если вы просто купили новый смартфон. Для этого нужно на него установить приложение Госключа и выпустить новую подпись.

Госключ – что это и как работает

Процесс подписания документа с использованием приложения Госключ

Алгоритм подписания документа

При помощи Госключа можно подписать документ только в приложении “Госключ” и только с того смартфона, на котором была сделана электронная подпись. Этой особенностью и отличается Госключ от других видов подписей, т. к. их, как правило, можно использовать с любого компьютера, планшета или телефона.

Плюс Госключа в том, что многие программы, в которых его можно использовать, уже настроены на это и значительно упрощают процесс взаимодействия с ним. Так, например, в СБИС подписание документа строится всего в 3 шага:

  1. Отправка документа работнику;
  2. Работник получает уведомление о документе;
  3. Работник подписывает документ при помощи приложения на смартфоне.

Госключ подходит для КЭДО, однако, важно понимать какие документы с его помощью можно подписать и какие документы придется продублировать на бумажном носителе. Для работы с Госключом нужна регистрация  ЕСИА, при этом взаимодействовать с ним можно только при помощи специальной утилиты на вашем смартфоне. Работать с Госключом на компьютере или планшете не получится. Если вы потеряете или сломаете смартфон, то придется перевыпускать подпись.

Совет эксперта: обратите внимание, что Госключ пока еще не умеет встраивать в информационную систему работодателя и при каждом подписании документа человеку приходится тратить время на то, чтобы переключиться с одной системы в другую. В этом плане удобнее усиленная неквалифицированная электронная подпись, которая с одной стороны бесплатна, а с другой значительно упрощает этот процесс. 

Госключ – что это и как работает

Общие функции, которые доступны пользователю приложения Госключ

Что еще можно делать при помощи Госключа

На самом деле, Госключ открывает достаточно широкие возможности для бизнеса. Так, с его помощью можно даже зарегистрировать новую компанию через ФНС, для чего нужно будет загрузить на портал все нужные документы и использовать электронную подпись для их подписания. По такому же алгоритму регистрируется и ИП.

Заключение

Госключ — это все же хороший выбор для тех работодателей, которые ведут КЭДО на портале “Работа России” и пока еще не ожидают удобства работы. Они готовы открывать как этот портал, так и приложение Госключа, чтобы подписывать документы. В таком случае Госключ становится обычной усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Список источников

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Related Post

Ведение кадрового документооборотаВедение кадрового документооборота

Кадровый документооборот – это процесс создания, обработки, хранения документов, связанных с управлением персоналом, трудовыми отношениями, организацией и оплатой труда. Он включает в себя все документы, которые регулируют трудовые отношения между

Обязательное и добровольное обучение сотрудниковОбязательное и добровольное обучение сотрудников

Некоторые виды обучения сотрудников обязательны: так регламентирует Трудовое законодательство РФ, а также некоторые федеральные законы. В этой статье рассмотрим какое обучение является обязательным, а какое добровольным. Читайте, по каким программам