Сам себе кадровик Uncategorized Лист учета кадров

Лист учета кадров

Лист учета кадров post thumbnail image

Что такое личный листок учета кадров? Чем он отличается от личной карточки и личного дела? Обязателен ли он в 2023 году? Какие ошибки можно допустить? И как правильно его заполнить? Обо всем этом в нашей статье.

Читайте, когда заполняется лист учета кадров, является ли этот документ обязательным по закону, что указать в содержании, чем поможет система КЭДО.

Понятие и назначение

Для того, чтобы устроиться на работу необходимо заключить трудовой договор. Перед составлением которого заполняются кадровые документы (обязательные и не обязательные). Например, личный листок по учету кадров и автобиография. В дальнейшем, оформляется личное дело, куда в том числе, добавляются вышеуказанные документы.

Решить этот вопрос оперативно и с гарантией качества поможет Добыто.Сервисы, а также можно обратиться к нам лично по адресу: г. Москва, ул. Ленинская Слобода, д. 19.

Личный листок по учету кадров — это своеобразная анкета со сведениями о работнике, которая заполняется им лично от руки или на ПК. Необходимо также отметить, что трудовым законодательством не предусмотрена обязательность ее введения в организациях.

Если кандидат сам заполняет листок, то вот оформлением личной карточки работника занимается отдел кадров. Такие сведения соискатель может предоставить по собственному желанию, и в том объеме, который посчитает необходимым для достижения его цели по трудоустройству на новое место трудовой деятельности.

Личный листок по учету кадров обязателен для госслужащих, педагогов, врачей. Для предприятий и учреждений всех форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей его вести не нужно. Лишь по желанию руководителя и мере необходимости данный документ прописывается в локально-нормативных актах организации.

По сути, личный листок — это краткая характеристика в которой указываются данные о кандидате на рабочее место, его профессиональные навыки и успехи, которых удалось достичь в процессе работы в определенной сфере деятельности.

Мнение эксперта: Согласно федеральному закону о персональных данных, сведения предоставленные в листке конфиденциальны и не подлежат обнародованию третьим лицам. За нарушение этой нормы предусмотрена ответственность работодателя. 

Лист учета кадров

Образец унифицированной формы листка учета кадров

Назначение личного листка — это формирование профессионального портрета работника с точки зрения приобретенных навыков и опыта работы. При этом, все что указал соискатель проверяется кадровой службой путем сверки с оригиналами документов. Поэтому эти сведения верные и актуальные.

В том случае, когда обновились данные, например, изменилось семейное положение, адрес регистрации по месту проживания либо воинская обязанность, то тогда, делается дополнение к личному листку, которое по общим основаниям заполняется самим работником. Производится дублирование первичного бланка, где прописываются новые сведения, а все прежние данные остаются без изменения.

Какой бланк используется при заполнении 

Личный листок по учету кадров не имеет единообразной формы. Поэтому работодатель может использовать шаблон или самостоятельно разработать документ и его структуру, которую соответственно утверждает директор организации. Работодатель во внутренних нормативных документах определяет способ и время заполнения, т. е. от руки или на ПК и до трудоустройства или во время приема на работу.

Мнение эксперта: Сбор и обработка персональных данных возможно только с согласия субъекта, которое он может отозвать в любой момент (152-ФЗ ст. 9). Поэтому отделу кадров необходимо брать письменное согласие в обязательном порядке.

Когда заполнение обязательно?

Для следующей категории сотрудников:

  • государственные гражданские служащие;
  • прокурорские работники;
  • педагогический и медицинский персонал.

Например в отношении государственных гражданских служащих обязательность заполнения личного листка учета кадров регулируется 79-ФЗ.

Чем отличаются: личная карточка, личное дело и анкета?

Для более лучшего понимания особенностей данных документов, а также их отличия проведем сравнение и дадим краткую характеристику в таблице.

Название документа Характеристика Обязателен? Кем оформляется?
Личная карточка краткие персональные данные работника и сведения о его профессиональной деятельности да отделом кадров
Анкета список вопросов на которые отвечает соискатель при приеме на работу нет сотрудником
Личное дело папка, в которой систематизированы персональные и трудовые сведения отдельного работника нет отделом кадров
Лист учета кадров

Компания может дополнять унифицированную форму своими разделами

Срок хранения

В соответствии с Федеральным законом “О персональных данных” от 27.07.2007 № 152-ФЗ, работодателю необходимо соблюдать установленные законом требования при обработке персональных данных соискателей, а также их учет и хранение (подробнее можно ознакомиться с Памяткой Роскомнадзора).

В частности, хранение осуществляется с другой документацией по работникам учреждения или предприятия. При этом, при увольнении, сотрудник не может забрать личный листок учета кадров, т. к. это собственность организации. Работодатель обязан обеспечить сохранность и недоступность предоставленных сведений для третьих лиц.

В случае нарушения, предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) в виде штрафа: для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Контролирующим органом является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

Законодатель пересмотрел сроки хранения (43-ФЗ от 02.03.2016 г.). В частности, если документы по личному составу созданы до 2003 г., то срок хранения составляет 75 лет, а если после 2003 г. 50 лет. В приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден перечень документов с указанием срока их хранения.

В период работы сотрудника кадровые документы хранятся в отделе кадров в запирающемся и несгораемом железном шкафу или сейфе без доступа к данным третьим лицам.

После увольнения работника личное дело закрывается и передается на хранение в архив организации. Когда срок хранения истечет (50-75 лет), то документы можно уничтожить. Законодатель не запрещает хранить документы и 75 лет, когда их срок хранения установлен 50 лет, т. е. поданные после 2003 г.

Лист учета кадров

Примерный перечень обязательных документов по кадрам

Как правильно заполнять

Признавая тот факт, что унифицированной формы бланка нет, в таком случае кадровая служба может составить свой образец листка. В личном листке по учету кадров указывается следующая информация:

  1. фото;
  2. общие сведения;
  3. данные об образовании и владении иностранными языками;
  4. научные работы (если есть);
  5. прежние места работы;
  6. выезд за рубеж;
  7. участие в избирательных органах;
  8. государственные награды;
  9.  отношение к воинской обязанности;
  10.  обязательство;
  11.  подпись.

Образец заполнения можно посмотреть по ссылке.

Нормативно-правовые акты

  • 1. Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.;
  • 2. Приказ Генпрокуратуры РФ №135 от 13.03.2018 г.;
  • 3. Письмо Министерства образования РФ №03-51/64 от 20.12.2000 г.;
  • 4. Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 г.

Стоит отметить, что в ряде писем и распоряжений упоминается личный листок в других отраслях трудовой деятельности. Некоторые их них были еще разработы в РСФСР и не утратили своей силы на сегодня.

В случае необходимости, решение о введение личного листка по учету кадров принимается руководителем организации, а затем разрабатывается и утверждается нормативно-правовой акт. В дальнейшем сотрудники отделов кадров предлагают заполнять листок соискателем. После чего заполненный документ подшивается в личное дело работника.

Лист учета кадров

Как и для других кадровых документов, нужно учитывать обязательные сроки хранения

Заключение

  • Конституция РФ провозглашает, каждый имеет право на труд (ч. 3 ст. 37). Поэтому государство с особой ответственностью регулирует трудовые отношения между работодателем и работником, а также стремиться облегчить “бумажную волокиту” в организациях. В том числе, создавая условия для перехода на электронный документооборот. Таким образом, государство пытается оптимизировать делопроизводство в организациях.
  • В частности, это использование квалифицированных электронных подписей, для подписи и подтверждения различных документов. Например, зачастую судьи подписывают свои решения таким образом и затем размещают его на сайте суда. Поэтому можно не ждать решения по почте, а распечатать с сайта, что намного облегчает работу практикующего юриста.
  • В заключение хотелось бы отметить, что в век информационных технологий работа с бумагами — это уже пережитки прошлого. И следуя “нога в ногу” с техническим прогрессом необходимо адаптировать документооборот перенося его в электронный формат, но при этом не отходя полностью от работы с бумагами.
  • Поэтому организациям необходимо переносить свой документооборот в электронный формат, в том числе и заполнение личного листка учета кадров. Помочь в этом может сайт Добыто.

Список источников

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Related Post

Госключ – что это и как работаетГосключ – что это и как работает

Госключ — новый вид электронной подписи, который активно продвигается и используется для электронного документооборота и не только. Этот вид подписи бесплатен и использовать его можно при помощи простого мобильного приложения.

Обязательное и добровольное обучение сотрудниковОбязательное и добровольное обучение сотрудников

Некоторые виды обучения сотрудников обязательны: так регламентирует Трудовое законодательство РФ, а также некоторые федеральные законы. В этой статье рассмотрим какое обучение является обязательным, а какое добровольным. Читайте, по каким программам

Ведение кадрового документооборотаВедение кадрового документооборота

Кадровый документооборот – это процесс создания, обработки, хранения документов, связанных с управлением персоналом, трудовыми отношениями, организацией и оплатой труда. Он включает в себя все документы, которые регулируют трудовые отношения между