Сам себе кадровик Uncategorized Ведение кадрового документооборота

Ведение кадрового документооборота

Ведение кадрового документооборота post thumbnail image

Кадровый документооборот – это процесс создания, обработки, хранения документов, связанных с управлением персоналом, трудовыми отношениями, организацией и оплатой труда. Он включает в себя все документы, которые регулируют трудовые отношения между работниками и работодателем. К таковым причисляют трудовые договоры, приказы о приеме на работу, увольнении, перемещении, отпусках, командировках, личные дела сотрудников, штатное расписание, табели учета рабочего времени, расчетные листки, правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты.

Читайте, какие процессы предусматривает ведение кадрового документооборота, какие документы по кадрам нужно вести обязательно и добровольно. чем поможет использование КЭДО.

Кто ведет кадровый документооборот

Кадровый документооборот обеспечивает соблюдение законодательства и нормативных актов, защиту прав и интересов работников и работодателей, а также способствует эффективному управлению персоналом и организации работы предприятия.

Обычно кадровый документооборот ведется отделом кадров или специалистами в области управления персоналом.  Отдел кадров отвечает за управление кадровыми процессами и документами, связанными с работниками организации. Он занимается составлением, обработкой и хранением кадровой документации. Отдел кадров также отвечает за соблюдение правовых норм и законодательства в области трудовых отношений, а также за обеспечение безопасности и конфиденциальности кадровых данных.

В некоторых случаях организации могут использовать специализированное программное обеспечение или системы управления ресурсами предприятия (ERP) для автоматизации кадрового документооборота. Такие системы позволяют вести электронную запись и обработку кадровых данных, автоматизировать процессы, например, оформление заказов и формирование отчетов, облегчают доступ к документам для соответствующих сотрудников и руководителей.

Ведение кадрового документооборота

Для электронного кадрового документооборота нужно оформить ЭЦП

Принципы кадрового документооборота

Ведение кадрового документооборота подразумевает соблюдение определенных правил и процедур для обеспечения эффективности, точности и безопасности обработки документов. Ниже представлены основные правила ведения кадрового документооборота:

  1. Конфиденциальность и безопасность. Кадровые документы содержат конфиденциальную информацию о сотрудниках, поэтому необходимо обеспечить их безопасность и доступ только уполномоченным лицам. Используйте пароли, ограничьте доступ, предусмотрите использование электронных подписей и другие меры безопасности для защиты документов от несанкционированного доступа или изменения.
  2. Полнота и актуальность. Убедитесь, что все необходимые документы заполнены полностью и правильно. Вся информация должна быть актуальной и соответствовать текущему состоянию сотрудников и организации.
  3. Хранение и архивация. Создайте систему хранения и архивации кадровых документов, которая обеспечит их сохранность и возможность быстрого доступа в случае необходимости. Установите сроки хранения в соответствии с требованиями законодательства и политикой организации.
  4. Отслеживание и регистрация документов. Ведите реестр всех поступающих и отправляемых кадровых документов. Это позволит контролировать, отслеживать текущий статус каждого документа, а также обеспечит обратимость и аудит процесса.
  5. Согласование и подписание. Обеспечьте соблюдение процедур по согласованию и подписанию документов. Убедитесь, что все соответствующие стороны просматривают и соглашаются с содержимым, расписываются или ставят электронные подписи, где это требуется.
  6. Учет и обновления. Поддерживайте актуальность кадровых документов, внося необходимые обновления, связанные со сменами должности, премированиями, отпусками и другими изменениями, которые касаются персонала.
  7. Соблюдение законодательства и политик организации. При ведении кадрового документооборота необходимо соблюдать требования законодательства, касающиеся кадровой документации и обработки персональных данных. Также убедитесь, что процедуры и политики организации соответствуют действующим нормативам и требованиям.

Комментарий эксперта. Важно иметь четкие и установленные правила ведения кадрового документооборота, а также проводить обучение и информирование сотрудников, чтобы обеспечить их соблюдение. Регулярный аудит и проверка процессов документооборота также помогут поддерживать актуальность кадровой документации.

Плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот обеспечивает ряд преимуществ, включая сокращение затрат. Использование электронных копий снижает расходы на печать, доставку, хранение и обработку бумажных документов. Также он обеспечивает увеличение производительности. Он позволяет автоматизировать процессы, уменьшая время, затрачиваемое на поиск, обработку и передачу документов.

Улучшение качества и точности данных – еще одно достоинство ЭДО. Он позволяет минимизировать ошибки, связанные с ручным вводом данных, и обеспечивает более точную информацию. Также к плюсам относят улучшение доступности и удобства. Электронные документы легко доступны с любого устройства, подключенного к Сети, что облегчает их поиск, просмотр и обмен.

Электронный документооборот обеспечивает защиту информации с помощью различных механизмов, таких как шифрование, аудит, что позволяет снизить риск утраты и несанкционированного доступа к документам. Сокращение использования бумаги и энергии на печать и доставку документов снижает негативное воздействие на окружающую среду.

Комментарий эксперта. К важным преимуществам причисляют и ускорение бизнес-процессов. ЭДО позволяет существенно сократить время, затрачиваемое на передачу и обработку документов, что способствует более быстрым и эффективным бизнес-процессам. Все эти преимущества делают его надежным и удобным инструментом для управления бизнес-документами и повышения эффективности работы организации.

Оформление трудового соглашения

Составление трудового договора включает в себя следующие шаги:

  1. На верхней части документа укажите «Трудовой договор», а также данные организации (название, адрес, ИНН, ОГРН) и работника (ФИО, паспортные данные, адрес проживания).
  2. Укажите суть договора, например, описание должности, куда принимается работник, и основные обязанности, которые ему необходимо выполнять.
  3. Опишите условия, на которых будет работать сотрудник, включая режим работы, время отдыха, правила использования отпусков, оплату труда, размеры оклада или ставки, методы и сроки выплаты заработной платы.
  4. Укажите любые другие важные условия трудового договора, такие как гарантии, компенсации, режим работы в сверхурочное время, конфиденциальность информации, правила о неразглашении.
  5. Определите срок действия трудового договора, например, указав конкретную дату начала и окончания (в случае временного договора) или указав, что соглашение заключается на неопределенный срок (в случае бессрочного договора).
  6. Укажите дату подписания договора и поставьте подписи.

Рекомендуется проконсультироваться с юристом в области трудового права, чтобы убедиться в соответствии сделанного документа действующим нормам и требованиям.

Ведение кадрового документооборота

Подписывать документы в электронном виде можно в системе КЭДО

Как оформить приказ об увольнении

Сначала укажите ФИО сотрудника, данные паспорта, адрес проживания и другую необходимую информацию. Укажите должность, на которой работал сотрудник, и подразделение организации. Определите причину увольнения согласно со статьей ТК РФ и описывайте детали, если это необходимо.

Укажите точную дату, с которой сотрудник увольняется. Если сотруднику должны быть выплачены какие-либо суммы, отметьте их в соответствующих разделах приказа (например, неиспользованный отпуск, неполученная заработная плата).

Укажите дату подписания приказа и поставьте подписи. После оформления приказа обязательно уведомите сотрудника о его увольнении. Это можно сделать путем передачи ему лично копии приказа или отправкой уведомления по электронной почте с просьбой об ознакомлении.

Что включает в себя расчетный листок

Расчетный листок – это документ, который содержит информацию о заработной плате работника за определенный период времени. Это основной документ, на основе которого работник получает информацию о своей заработной плате и удержаниях, а работодатель предоставляет сведения о выплатах и вычетах. Расчетный листок заключает в себе следующую информацию:

  1. Идентификационные данные работника: ФИО, паспортные данные и другая персональная информация.
  2. Период расчета: указывается конкретный период, за который производится расчет заработной платы, обычно это месяц.
  3. Заработная плата: указывается общая сумма начисленной заработной платы, которая включает в себя основную зарплату, дополнительные пособия, премии, надбавки и другие выплаты.
  4. Вычеты: указывается общая денежная сумма, удержанная из заработной платы, например, налоги на доходы физических лиц, страховые взносы, пенсионные отчисления и другие обязательные платежи.
  5. Итоговая сумма: полученная заработная плата после учета всех вычетов.
  6. Другая информация: расчетный листок может также содержать дополнительную информацию, такую как переработка, оплачиваемый отпуск, использование больничных дней и различные дополнительные выплаты или вычеты.

Комментарий эксперта. Расчетный листок предоставляется работнику в печатной или электронной форме. Этот документ является важным для работника, позволяет отслеживать заработную плату и удостоверяться в правильности расчета.

Табель учета рабочего времени

Документ предназначен для контроля и записи рабочего времени работников организации. Он включает в себя информацию о времени начала и окончания работы, простоях, перерывах и других параметрах, связанных с отслеживанием работников. Табель учета рабочего времени обычно содержит следующее:

  1. Дата: указывается дата, на которую составлен табель.
  2. Рабочий день: указывается начало и окончание рабочего дня для каждого работника.
  3. Перерывы: указываются периоды времени, отведенные на перерывы в течение рабочего дня.
  4. Простои и отсутствия: если работник отсутствовал на рабочем месте по какой-либо причине (болезнь, отпуск, командировка), это также отражается в табеле.
  5. Отметки о присутствии: для контроля присутствия работников могут делаться отметки (например, подписи работников или отметки карты доступа).
  6. Суммирование и подписи: по окончании периода контроля (неделя, месяц), табель суммируется, указываются общие часы работы каждого работника и ставится его подпись для подтверждения.

Табель учета рабочего времени является важным и контролирующим документом для организации, поскольку на его основе производится расчет заработной платы и контролируется соблюдение рабочих норм и правил. Также он может служить доказательством при необходимости урегулирования споров или конфликтов, связанных с рабочим временем и оплатой труда.

Ведение кадрового документооборота

В КЭДО ведется различная документация по кадрам, от графика отпусков до приказов и журналов

Правила внутреннего распорядка

Составление правил внутреннего распорядка в организации включает в себя несколько этапов. Сначала определите основные цели и принципы, которыми должны руководствоваться сотрудники при выполнении своих обязанностей. Это могут быть безопасность, порядок, соблюдение правил этики.

Определите рабочие часы, перерывы, время начала и окончания работы, а также другие параметры, связанные с рабочим временем. Определите основные правила поведения и этические нормы, которые должны соблюдать сотрудники.

Установите запреты и ограничения, которые применяются в организации. Например, можно ввести запрет на курение на месте работы, использование личного оборудования в рабочее время. Укажите правила относительно безопасности и охраны труда, которые должны соблюдаться работниками. Например, можно предусмотреть использование средств индивидуальной защиты, правила пожарной безопасности, обращения с опасными веществами.

Определите правила относительно использования корпоративной электронной почты, интернета, социальных сетей и других ресурсов. Укажите, какие данные считаются конфиденциальными и требуют особой защиты.

Назначьте последствия и дисциплинарные меры, которые применяются при нарушении норм внутреннего распорядка. Включите в правила информацию о процедурах рассмотрения жалоб и конфликтов.

Комментарий эксперта. Представьте проект правил внутреннего распорядка для согласования с руководством организации и предупредите сотрудников о вступлении правил в силу. Распространите нормы внутреннего распорядка среди всех сотрудников и проведите обучение, чтобы все работники понимали их содержание и требования.

Частые ошибки при кадровом делопроизводстве

К частым ошибкам при ведении документооборота кадров относят следующее:

  1. Неполное или некорректное заполнение документов. Данную ошибку вызывает неправильное указание данных сотрудника, ошибки в датах или другая неточность в документации.
  2. Несоблюдение законодательных требований. Это может быть связано с неправильным оформлением документов, несоблюдением норм и правил, установленных трудовым или налоговым законодательством.
  3. Несоответствие действительности. Возможны отсутствие или утрата сведений, несвоевременное обновление документов, что может привести к неточной и неполной информации.
  4. Отсутствие аудита и контроля. Если не проводится проверка и анализ кадровой документации, могут возникнуть ошибки, пропуски или нарушения, которые остаются незамеченными.
  5. Плохая организация хранения и доставки документов. Неправильное хранение и передача документов ведут к осложнениям в поиске информации, а также к возможной утрате или повреждению документации.
  6. Отсутствие обновления и адаптации. Если кадровая документация нерегулярно обновляется и не приводится в соответствие с изменениями в законодательстве или внутренними политиками организации, это может привести к нарушениям и проблемам.
Ведение кадрового документооборота

Ряд функций кадрового документооборота можно реализовать через портал «Работа России»

Заключение

  • Избежать частых ошибок можно, пользуясь системами ЭДО. Кроме того, нужно регулярно выполнять аудит документов по кадрам, своевременно заполнять и оформлять их.
  • Необходимо позаботиться о регулярном обучении кадровиков вопросам, касающимся правильного составления документации, соответствия законодательным нормам. В таком случае компания будет работать эффективно.

Список источников

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Related Post

Обязательное и добровольное обучение сотрудниковОбязательное и добровольное обучение сотрудников

Некоторые виды обучения сотрудников обязательны: так регламентирует Трудовое законодательство РФ, а также некоторые федеральные законы. В этой статье рассмотрим какое обучение является обязательным, а какое добровольным. Читайте, по каким программам

Составление трудового договора с работникомСоставление трудового договора с работником

Соглашение используется для оформления отношений между специалистом и нанимателем, предусматривает обязанности, права 2 участников. Он необходим для защиты интересов специалиста, нанимателя, а также для четкого определения условий и оплаты труда.